結婚式の二次会の幹事を依頼された|新郎新婦と相談して何するかを要チェック

公開日: 

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結婚式の二次会の幹事を親しい友人から頼まれたあなた。

友人のために一肌脱ぐきは満々だが初めてのことなにで何からやっていいのやら?

そんなあなたのために二次会当日までの流れを紹介します。

結構やることは多いですから、初めての幹事に抜擢されたらまずはこちらをよく読んで下さい。

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結婚式の二次会の幹事を依頼されたらまずチェック|当日までの流れはこちら

結婚式の二次会を依頼されたあなたはまずは二次会当日までの流れとどんなことを準備するのかを把握しないといけませんよね。

まずはこの点についてお伝えしますので、しっかりと目を通して下さい(幹事がやらないこともひっくるめて流れを把握して下さい)。

本番4~5ヶ月前

幹事を決める:

・新郎側2名、新婦側2名というパターンが一般的です。

参加者をリストアップ:

・結婚式が重なる時期などは欠席者が多くなりがちなので、その辺を踏まえてリストアップするように新郎新婦に一声かけましょう。

会場探し:

・参加予定人数や予算に応じて何件かリストアップします(新郎新婦に変わって幹事のあなたが見つけてあげると親切ですね)。

本番3~4ヶ月前

会場決定:

・実際に幹事と新郎新婦が現場を訪れて食事でもしながら下見をし、どこが良いかを決めましょう。

・新郎新婦が忙しそうなら、幹事だけで下見をするのもありですが、最終的な決定は新郎新婦に行ってもらいましょう。

幹事の中から会計担当決定:

・後から揉める要因になりえるので、しっかりとルールを決めましょう。

・当日会費で精算するよりも、予め予算を決めて会計担当に渡すのが良いでしょう。

・お金にシビアな人が適任なのは言うまでもありません。

結婚式の二次会の幹事は新郎新婦と協力して準備を進める

二次会の会場も決まり、いよいよ出席者・予算の決定など、具体的な数字を意識しながらの準備にとりかかります。

本番1~2ヶ月前

招待状を送る:

・最近はメールで出欠を取るケースが多いようですが、取りまとめのことを考えるとハガキの方が良いと思います。

・メールで出欠取るなら、新郎新婦から配信し、取りまとめは別の人(新郎の学生時代の友人はA君、新婦の職場の同僚はBさん)にすると新郎新婦の負担が減って良いですよ。

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出欠をとりまとめる:

・参加者の人数で二次会の総予算が決まるので、出欠のとりまとめは重要です。

・予算については急な欠席者が出ることを見越して、少し余裕をもたせましょう。

予算の内訳を決定:

・総予算から会場費・景品代・演出(余興など)に必要な費用といった形で項目ごとに予算を割り振りましょう。

・この情報は新郎新婦・幹事でしっかりと共有が必要です。

二次会の内容を決定:

・当日のタイムテーブルを決め、余興・スピーチなどをするのであれば、早めにお願いをしておきましょう。

・会場によっては花火禁止、クラッカー禁止などの禁止事項がありますので、ゲームなどをするのであれば、その会場でできる事なのかの確認が必要です。

本番直前

備品の買い出し:

・プレゼントその他当日使う備品の買い出しを行います。

・領収書の保管は必須です。

・忙しい新郎新婦に変わって幹事が買い出しに行くケースが多いので、その際には随時新郎新婦にも報告(景品のxxx買ったよ、など)を入れましょう。

会場への最終確認:

・本番の3~4日前には会場への人数最終報告を行いましょう(何日前までに行うかは会場の規定従って下さい)。

・音響などの本番で使用する機材に問題がないことも併せて確認しましょう。

結婚式の二次会の幹事は当日何をするかを紹介

いよいよ、結婚式と二次会の当日を向けます。

幹事としても役割ももう少しですので、気を引き締めて最後まで全うしましょう。

本番当日

お店への挨拶:

・新郎新婦に代わって当日はお店の人とコンタクトが多くなるのが幹事ですから、しっかりと挨拶をしましょう。

受付・会費集金:

・混乱を避けるために役割分担をします。

 (例)会費を受け取る人、名簿をチェックする人、席へ案内する人

本番運営:

・いよいよこれまでの苦労が報われる瞬間です。

・時間が予定通りに行かないなどの事態は往々にありますので、冷静に対応しましょう。

片付け・撤収:

・二次会後に通常営業を行う店舗も多いので、速やかに片付け、代金精算を行います。

・最後に新郎新婦と幹事でお店にしっかりとお礼を言いましょう。

・三次会を行うなら、そこへの誘導も幹事の大事な役割です。

さいごに

御覧頂いた通り、結婚式の二次会と言えど運営する側にまわるとやることは盛り沢山ですね。

とは言え、新郎新婦は結婚式の準備もあり多忙を極めていますので、なるべく幹事であるあなたたちができる事は引き受けて、お二人の負担を少しでも減らしてあげましょう。

綿密なコミュニケーションが成功の鍵ですよ♪

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